Hoja de ruta

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Comité de crisis

Activa el Comité de crisis, en el caso de que tu empresa sea una infraestructura crítica. Si no es así, y si vuestro plan de comunicación de crisis no dice lo contrario, reúne al Comité de Dirección, junto a los directores/as de las diferentes áreas.

Canales

Define los canales a través de los que vas a comunicar.

Portavoz

Es recomendable que sea el Director/a general, con apoyo del/la responsable de comunicación y/o de recursos humanos.

Comunica

Traslada la información de forma clara y exhaustiva. Pon a disposición de todos tus empleados documentos oficiales, empresariales, etc.

Línea de actuación

Decide las actuaciones más relevantes que se van a llevar a cabo en relación a la crisis y los tiempos de comunicación.

Herramientas

Ofrece a tus empleados las herramientas necesarias para desempeñar las funciones derivadas de la nueva situación(p.ej.: comunicaciones para sus clientes).

Hoja de ruta

Diseña todos los escenarios posibles y las soluciones o gestión de los mismos, así como las funciones y responsabilidades que tendrá cada empleado en cada unos de ellos.

Evalúa

Revisa continuamente tu plan y corrige, mejora u optimiza.

Mensajes

Estructura los mensajes que quieres trasladar a tus empleados.

Mide

Revisa el alcance de tus comunicaciones.

Comunicación

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Las claves de la comunicación

Transparencia

Debemos ofrecer toda la información disponible. Esto les dará confianza y seguridad.

Empatía

Transmite tranquilidad y ponte en la situación de tus empleados.

Respuestas

Describe, mejor si es por escrito, la situación, las medidas adoptadas y asigna responsables para cada una de ellas. Ofrece respuestas y sé el primero en hacerlo.

Mensajes

Deja claros los mensajes que hemos adoptado de cara a la comunicación externa. Los empleados deben asumirlos y transmitirlos. Ellos también son portavoces de la organización.

Canal

Abre un canal de comunicación específico para dudas, aportaciones y/o sugerencias.

Motivación

Es un momento difícil, pero no te olvides de motivar y animar a tus empleados.

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Debemos evitar

No debemos eludir responsabilidades.

No debemos mentir u ocultar información relevante. El silencio es nuestro peor enemigo.

Debemos evitar que se generen rumores por falta de comunicación.Seamos ágiles y concretos en las comunicaciones.

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Canales

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Utiliza los canales definidos en fase de emergencia, si existe un plan de comunicación para situaciones de crisis.
Si no es así, define qué canal vas a utilizar. Estas son algunas de las opciones más habituales.

1.
Correo electrónico

2.
Intranet (si lo hubiera)

3.
Comunicación presencial

Este puede resultar un buen canal, cercano y ágil para la primera comunicación. En cualquier caso, es importante que tanto las decisiones, como los mensajes y/o los planes de actuación queden reflejados por escrito y sean accesibles a toda la empresa.


Mensajería instantanea

No son recomendables herramientas de mensajería instantánea donde la documentación no pueda almacenarse de forma correcta y ordenada.

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