Comunicación Interna
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Comité de crisis
Activa el Comité de crisis, en el caso de que tu empresa sea una infraestructura crítica. Si no es así, y si vuestro plan de comunicación de crisis no dice lo contrario, reúne al Comité de Dirección, junto a los directores/as de las diferentes áreas.
Canales
Define los canales a través de los que vas a comunicar.
Portavoz
Es recomendable que sea el Director/a general, con apoyo del/la responsable de comunicación y/o de recursos humanos.
Comunica
Traslada la información de forma clara y exhaustiva. Pon a disposición de todos tus empleados documentos oficiales, empresariales, etc.
Línea de actuación
Decide las actuaciones más relevantes que se van a llevar a cabo en relación a la crisis y los tiempos de comunicación.
Herramientas
Ofrece a tus empleados las herramientas necesarias para desempeñar las funciones derivadas de la nueva situación(p.ej.: comunicaciones para sus clientes).
Hoja de ruta
Diseña todos los escenarios posibles y las soluciones o gestión de los mismos, así como las funciones y responsabilidades que tendrá cada empleado en cada unos de ellos.
Evalúa
Revisa continuamente tu plan y corrige, mejora u optimiza.
Mensajes
Estructura los mensajes que quieres trasladar a tus empleados.
Mide
Revisa el alcance de tus comunicaciones.
Las claves de la comunicación
Transparencia
Debemos ofrecer toda la información disponible. Esto les dará confianza y seguridad.
Empatía
Transmite tranquilidad y ponte en la situación de tus empleados.
Respuestas
Describe, mejor si es por escrito, la situación, las medidas adoptadas y asigna responsables para cada una de ellas. Ofrece respuestas y sé el primero en hacerlo.
Mensajes
Deja claros los mensajes que hemos adoptado de cara a la comunicación externa. Los empleados deben asumirlos y transmitirlos. Ellos también son portavoces de la organización.
Canal
Abre un canal de comunicación específico para dudas, aportaciones y/o sugerencias.
Motivación
Es un momento difícil, pero no te olvides de motivar y animar a tus empleados.
Debemos evitar
✕
No debemos eludir responsabilidades.
✕
No debemos mentir u ocultar información relevante. El silencio es nuestro peor enemigo.
✕
Debemos evitar que se generen rumores por falta de comunicación.Seamos ágiles y concretos en las comunicaciones.
Utiliza los canales definidos en fase de emergencia, si existe un plan de comunicación para situaciones de crisis.
Si no es así, define qué canal vas a utilizar. Estas son algunas de las opciones más habituales.
1.
Correo electrónico
2.
Intranet (si lo hubiera)
3.
Comunicación presencial
Este puede resultar un buen canal, cercano y ágil para la primera comunicación. En cualquier caso, es importante que tanto las decisiones, como los mensajes y/o los planes de actuación queden reflejados por escrito y sean accesibles a toda la empresa.
✕
Mensajería instantanea
No son recomendables herramientas de mensajería instantánea donde la documentación no pueda almacenarse de forma correcta y ordenada.