Comunicación Interna
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Hoja de ruta
Comité de crisis
Activa el Comité de crisis, en el caso de que tu empresa sea una infraestructura crítica. Si no es así, y si vuestro plan de comunicación de crisis no dice lo contrario, reúne al Comité de Dirección, junto a los directores/as de las diferentes áreas.
Canales
Define los canales a través de los que vas a comunicar.
Portavoz
Es recomendable que sea el Director/a general, con apoyo del/la responsable de comunicación y/o de recursos humanos.
Comunica
Traslada la información de forma clara y exhaustiva. Pon a disposición de todos tus empleados documentos oficiales, empresariales, etc.
Línea de actuación
Decide las actuaciones más relevantes que se van a llevar a cabo en relación a la crisis y los tiempos de comunicación.
Herramientas
Ofrece a tus empleados las herramientas necesarias para desempeñar las funciones derivadas de la nueva situación(p.ej.: comunicaciones para sus clientes).
Hoja de ruta
Diseña todos los escenarios posibles y las soluciones o gestión de los mismos, así como las funciones y responsabilidades que tendrá cada empleado en cada unos de ellos.
Evalúa
Revisa continuamente tu plan y corrige, mejora u optimiza.
Mensajes
Estructura los mensajes que quieres trasladar a tus empleados.
Mide
Revisa el alcance de tus comunicaciones.
Comunicación
Las claves de la comunicación
Transparencia
Debemos ofrecer toda la información disponible. Esto les dará confianza y seguridad.
Empatía
Transmite tranquilidad y ponte en la situación de tus empleados.
Respuestas
Describe, mejor si es por escrito, la situación, las medidas adoptadas y asigna responsables para cada una de ellas. Ofrece respuestas y sé el primero en hacerlo.
Mensajes
Deja claros los mensajes que hemos adoptado de cara a la comunicación externa. Los empleados deben asumirlos y transmitirlos. Ellos también son portavoces de la organización.
Canal
Abre un canal de comunicación específico para dudas, aportaciones y/o sugerencias.
Motivación
Es un momento difícil, pero no te olvides de motivar y animar a tus empleados.
Debemos evitar
✕
No debemos eludir responsabilidades.
✕
No debemos mentir u ocultar información relevante. El silencio es nuestro peor enemigo.
✕
Debemos evitar que se generen rumores por falta de comunicación.Seamos ágiles y concretos en las comunicaciones.
Canales
Utiliza los canales definidos en fase de emergencia, si existe un plan de comunicación para situaciones de crisis.
Si no es así, define qué canal vas a utilizar. Estas son algunas de las opciones más habituales.
1.
Correo electrónico
2.
Intranet (si lo hubiera)
3.
Comunicación presencial
Este puede resultar un buen canal, cercano y ágil para la primera comunicación. En cualquier caso, es importante que tanto las decisiones, como los mensajes y/o los planes de actuación queden reflejados por escrito y sean accesibles a toda la empresa.
✕
Mensajería instantanea
No son recomendables herramientas de mensajería instantánea donde la documentación no pueda almacenarse de forma correcta y ordenada.
Comunicación Externa
